Mit dem Update von heute haben Sie die Option, Gutstunden ein Verfallsdatum zu geben.

Die Anzahl der Tage, nach denen die Stunden nicht mehr verwendet werden können, geben Sie unter Einstellungen > Gutstunden an:

Die hier vorgenommenen Einstellungen betreffen sowohl Einzel- als auch Gruppengutstunden. Wenn Sie diese Funktion nicht nutzen möchten, wählen Sie die Option „nie“.

Sie können die Einstellung separat, je nach „Entstehungsart“ der Gutstunden vornehmen:

• „Automatisch generierte Gutstunden“ entstehen, wenn ein Schüler entschuldigt bei einem Unterricht fehlt
• „Manuell hinzugefügte Gutstunden“ entstehen, wenn Sie einem Schüler über den Button „Buchen/Korrigieren“ in den Tabs Einzelstunden oder Gruppenstunden Stunden hinzufügen, z.B. wenn Stunden per Prepaid gebucht werden

Je nachdem, wieviele Tage Sie in den Grundeinstellungen eingetragen haben, ist das entsprechende Verfallsdatum an den entsprechenden Stellen schon eingerechnet. Ein Beispiel:

Sie verbuchen die stattgefundenen Unterrichte und wissen, dass in dem Mathe-Unterricht vom 07.07.2021 die Schülerin Vivienne Lamm entschuldigt gefehlt hat. Also klicken Sie auf „Ändern“.

1. Im daraufhin erscheinenden Screen wählen Sie bei Vivienne „fehlt entschudigt“
2. die Info, wie die Stunde für die Schülerin abgerechnet wird, ändert sich automatisch auf „Gutstunde Gruppe“ (da OrgaEasy erkennt, dass es sich um einen Gruppenunterricht handelt) und Sie bekommen die Info, dass der Schülerin 2 Stunden auf ihr Gruppen-Gutstundenkonto gutgeschrieben werden (2 Stunden, da an dieser Schule eine Unterrichtseinheit 45 Minuten lang ist und die betroffene Mathe Nachhilfe 90 Minuten lang war). Die Anzahl 2 können Sie bei Bedarf anpassen
3. des Weiteren zeigt Ihnen OrgaEasy, dass diese 2 Gruppen-Gutstunden am 05.10.2021 verfallen. In unserem Beispiel also: Unterrichtsdatum 07.07.2021 + 90 Tage (so in den Grundeinstellungen festgelegt) = 05.10.2021. Auch hier können Sie noch individuell eingreifen: Sie können das Verfallsdatum manuell eingeben oder diese Gutstunden nie verfallen lassen, indem Sie den Switch ausschalten

Ein weiteres Beispiel: Prepaid-Stunden:

Unter Schüler > [Schülername] > Einzelstunden können Sie über den Button „+ Buchen/Korrigieren“ die Anzahl der Gutstunden anpassen.

So lassen sich auch Prepaid-Stunden anlegen. Nach dem Klick auf den Button können Sie folgendes einstellen:

1. Sie möchten dem Schüler Stunden hinzufügen
2. der Schüler möchte 10 Stunden auf dem Prepaid-Guthaben
3. hier können Sie eine Beschreibung eingeben, um die Buchung besser zuordnen zu können
4. initial ist das Buchungsdatum das Datum des heutigen Tages, Sie können das Datum aber auch individuell vergeben, z.B. auch in die Vergangenheit legen
5. um die Stunden abrechnen zu können, müssen Sie eine Buchung erzeugen
6. geben Sie hier den Preis für die Stunden ein
7. wie in den Grundeinstellungen hinterlegt, sollen diese Stunden verfallen…
8. …und zwar – wie in den Grundeinstellungen hinterlegt – nach 365 Tagen, bezogen auf das Buchungs-Datum

Punkt 7 können Sie deaktivieren, wenn die Stunden nie verfallen sollen und bei Punkt 8 können Sie bei Bedarf ein anderes Datum eingeben.

Sie finden die neuen Prepaid-Stunden nun im Tab Einzelstunden der Schülerin:

sowie im Tab Buchungen:

TIPP für eine schnelle Übersicht: Sie finden bei jedem Schüler ganz oben auf der Seite, neben dem Namen die Info, wieviele Einzel- und Gruppengutstunden er hat. Bei der Schülerin Dagmar sehen Sie z.B., dass sich durch den Kauf der Prepaid-Stunden die Einzelstunden von 0 auf 10 geändert haben und dass sie aktuell über keine Gruppen-Gutstunden verfügt.

OrgaEasy kann Sie darauf hinweisen, wenn die Anzahl der verfügbaren Gutstunden eines Schülers unter einen bestimmten Wert fällt:

1. schalten Sie den Hinweis mit diesem Switch ein oder aus
2. hier können Sie eingeben, ab wie vielen Stunden Sie einen Hinweis bekommen möchten

TIPP: mehr Infos zu den Systemhinweisen in OrgaEasy finden Sie hier »