In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen den kompletten Ablauf, wie Sie in OrgaEasy die geleisteten Unterrichte abrechnen, so dass Sie diese Ihren Schülern berechnen können.

Voraussetzungen

1. Sie haben mindestens einen Lehrer und einen Schüler angelegt
2. Sie haben in den Einstellungen folgendes angelegt: Räume, Fächer, den Tagesplan und Honorare
3. Sie haben Tarife in den Einstellungen angelegt und/oder einem Schüler manuell Gutstunden in den Tabs Einzelstunden oder Gruppenstunden hinzugefügt (wie das geht, können Sie hier nachlesen)

Wenn all diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie Unterrichte anlegen:

Im Screenshot sehen Sie, dass Sie alle oben genannten Informationen benötigen:

1. Fächer
2. Lehrer
3. (Lehrer-) Honorare
4. Räume
5. Schüler
6. (Schüler-) Tarife

Wenn solch ein angelegter Unterricht stattgefunden hat, legt OrgaEasy ihn zur Prüfung in der „Unterrichte verbuchen“-Liste ab, die Sie über die Schaltzentrale oder das Hauptmenü erreichen:

Hier können Sie die stattgefundenen Unterrichte prüfen und bei Bedarf ändern (z.B. wenn ein Lehrer Ihnen mitteilt, dass ein Schüler nicht erschienen ist).

Wenn alle Informationen zu einem Unterricht korrekt sind, haben Sie zwei Möglichkeiten, diesen zur Buchung freizugeben:

1. „Alles buchen“ – wenn Sie diesen Button klicken, wird sowohl der Tarif für den Schüler gebucht und kann abgerechnet werden, zusätzlich wird auch noch das Honorar für den Lehrer gebucht und ist zur Auszahlung freigegeben
2. „Schüler buchen“ – hiermit würden Sie zunächst nur den Tarif für den Schüler zur Buchung und Abrechnung freigeben, das Honorar für den Lehrer wird jedoch noch zurückgehalten. Diesen Workflow können Sie verwenden, wenn Ihnen wichtig ist, dass die Unterrichts-Dokumentation Ihren Ansprüchen genügend ausgefüllt wird. Wenn also – wie im Screenshot oben zu sehen – Dokumentationen noch nicht erfolgt sind, können Sie mit dem Button „Schüler buchen“ die Schüler-Tarife schon buchen und abrechnen, die Lehrkraft muss aber bei der Dokumentation noch nachbessern und kann danach separat gebucht werden.

TIPP

Es hat sich als gute Praxis erwiesen, die „Unterrichte verbuchen“-Liste einmal täglich abzuarbeiten. Innerhalb weniger Minuten haben Sie so die erfolgten Unterrichte geprüft, solange sie diese auch noch aktuell im Gedächtnis haben und können davon ausgehen, dass alles korrekt gebucht wurde.

Nun geht es an die Abrechnung

Klicken Sie unter Schüler auf den Button „Abrechnungen“. Daraufhin erscheint dieser Screen:

1. wenn Sie diese Option wählen, rechnen Sie alle Unterrichte, die Sie aus der „Unterrichte verbuchen“-Liste gebucht haben bis zum heutigen Datum ab
2. bei dieser Option können Sie angeben, bis zu welchem Datum die Abrechnung erfolgen soll, z.B. wenn Sie – wie oft üblich – jeden Monat am letzten Tag des Monats abrechnen möchten. In unserem Beispiel: Sie möchten Anfang Juli den Juni abrechnen, dann würden Sie 30.06. als Datum eintragen

TIPP

Monatstarife werden immer in der Nacht vom letzten auf den ersten des Monats vom System automatisch eingebucht. Ein Monatstarif für den Juni ist also ab 01.06. abrechenbar.

Klicken Sie nun auf „Abrechnung starten und prüfen“, Sie erhalten diesen Screen:

1. hier sehen Sie nochmal, bis zu welchem Datum die gebuchten Unterrichte in die Abrechnung mit einbezogen wurden
2. dies ist der Gesamtumsatz in diesem Abrechnungszeitraum
3. Sie sehen für jeden Schüler separat seine Umsatzsumme und können auf den Schülernamen klicken, um die Einzelpositionen dieser Summe zu sehen
4. wenn Ihnen bei einer der Positionen ein Fehler aufgefallen ist (z.B. ein falsch ausgewählter Tarif bei einem Unterricht oder eine fälschlich kostenpflichtige Buchung für einen Schüler, der entschuldigt gefehlt hat), können Sie die Abrechnung mit diesem Button einfach abbrechen, den Fehler beheben und die Abrechnung erneut starten
5. wenn die Abrechnung korrekt ist, geben Sie sie über diesen Button frei

Nach der Freigabe zeigt Ihnen OrgaEasy diesen Screen:

1. das rote Warn-Icon zeigt an, dass von diesem Schüler noch kein Zahlungseingang vorliegt – direkt nach der Freigabe der Abrechnung ist dies natürlich bei allen Schülern der Fall
2. mit diesem Button gelangen Sie auf eine weitere Seite, auf der Sie sich eine XML-Datei erzeugen lassen können. Diese Datei laden Sie dann in Ihrem Online-Banking hoch, um komfortabel alle SEPA-Lastschriftmandate gesammelt auszuführen
3. wenn Zahlungen eingegangen sind, können Sie über diesen Button angeben, wer bezahlt hat

Nach der Freigabe der Abrechnung hinterlegt OrgaEasy automatisch die dazugehörige Rechnung ins Online Portal jedes Schülers. Diese kann dort im Detail eingesehen und als PDF heruntergeladen werden.

INFO

Bei BuT Kunden wird die Rechnung nicht in deren Portal angezeigt.

XML für das SEPA-Lastschriftmandat erzeugen

Um Ihre Rechnungen über das SEPA-Lastschriftverfahren einzuziehen, müssen Sie bei den Schülern, die diese Zahlungsweise wünschen, unter Finanzielles die erforderlichen Felder ausfüllen:

OrgaEasy bietet Ihnen die Option, Ihre SEPA-Zahler in Gruppen einzuteilen. Hintergrund: Manche Kunden möchten nicht zum Anfang des Monats zahlen, sondern z. B. immer in der Monatsmitte. Dies können Sie über die Funktion „Lastschrift-Variante“ realisieren. Die Funktion finden Sie unter Einstellungen > Lastschrift-Varianten. Legen Sie dort so viele Varianten wie gewünscht an. Wenn Sie nur einmal im Monat (egal wann) einziehen möchten, müssen Sie keine eigenen Varianten anlegen. Verwenden Sie in diesem Fall die „Standard“-Variante, die in OrgaEasy hinterlegt ist.

Wenn Sie eigene Varianten benötigen, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Name der Variante
2. optional: Beschreibung

Die angelegten Varianten können Sie jedem Schüler individuell zuteilen:

Wenn Sie von einer freigegebenen Abrechnung die XML Datei erzeugen möchten, klicken Sie wie oben beschrieben auf den Button „XML erzeugen“. Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:

1. hier können Sie die gewünschte Lastschrift-Variante auswählen. Initial ist immer „Standard“ vorausgewählt. Wenn Sie eine selbst angelegte Variante wählen, wird das XML beim Lastschrift-Einzug nur diejenigen Schüler mit einbeziehen, denen diese Variante unter Schüler > [Schülername] > Finanzielles zugeteilt wurde
2. zusätzlich können Sie manuell durch Betätigen des Switches einzelne Schüler vom XML ausschließen oder hinzufügen
3. klicken Sie auf den Button, um die XML Datei auf Ihre Festplatte herunterzuladen, um sie dann in Ihrem Online Banking zu verwenden

Eingänge buchen

OrgaEasy zeigt Ihnen in der Liste Ihrer Abrechnungen, wieviele Positionen noch nicht beglichen sind:

1. in diesem Beispiel stehen noch 35 Zahlungseingänge aus

Klicken Sie auf die Abrechnung, bei der Sie Zahlungseingänge eintragen möchten und dort auf den Button „Einträge Buchen“. Sie erhalten dann diesen Screen:

Hier schalten Sie bei allen Schülern, für die Sie einen Zahlungseingang buchen möchten den „Einbeziehen“ Switch ein und klicken auf „Eingänge buchen“.

1. OrgaEasy bietet Ihnen Filtermöglichkeiten, um schneller mehrere Zahler auszuwählen:
   • „Alle“ – stellt alle Switches auf „Einbeziehen“
   • „Mit Lastschrift“ – wählt alle Schüler aus bei denen unter Schüler > [Schülername] > Finanzielles das SEPA-Lastschriftmandat aktiviert wurde.
   • „Ohne Lastschrift“ wählt alle Schüler aus, die bar oder per Überweisung bezahlen
   • danach folgen die oben besprochenen Lastschrift-Varianten
2. Sie können manuell durch Betätigen des Switches einzelne Schüler zur Buchung der Eingänge ausschließen oder hinzufügen
3. wenn bei allen Schülern, die bezahlt haben der Switch auf „Einbeziehen“ steht, klicken Sie auf „Eingänge buchen“

TIPP

Wenn Sie die Zahlungseingänge für BuT Kunden eintragen möchten, aktivieren Sie das Switch „BuT Kunde“. Dadurch erhalten Sie ein „Zahler“ Dropdown-Menü, über das Sie die verschiedenen Institutionen, die in Ihrem System als Kostenträger für Ihre BuT Schüler hinterlegt sind, filtern können.

TIPP

Wir bieten allen Kunden an, die erste Abrechnung gemeinsam mit einem unserer Support-Mitarbeiter zu machen. Dieser Service ist kostenfrei, schreiben Sie uns bei Interesse einfach eine Nachricht an support@orgaeasy.com.