In diesem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen den kompletten Ablauf, wie Sie in OrgaEasy die geleisteten Unterrichte abrechnen, so dass Sie diese Ihren Schülern berechnen können.
Einstellungen
folgendes angelegt: Räume
, Fächer
, den Tagesplan
und Honorare
Tarife
in den Einstellungen
angelegt und/oder einem Schüler manuell Gutstunden in den Tabs Einzelstunden
oder Gruppenstunden
hinzugefügt (wie das geht, können Sie hier nachlesen)Wenn all diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie Unterrichte anlegen:
Im Screenshot sehen Sie, dass Sie alle oben genannten Informationen benötigen:
Wenn solch ein angelegter Unterricht stattgefunden hat, legt OrgaEasy ihn zur Prüfung in der „Unterrichte verbuchen“-Liste ab, die Sie über die Schaltzentrale
oder das Hauptmenü erreichen:
Hier können Sie die stattgefundenen Unterrichte prüfen und bei Bedarf ändern (z.B. wenn ein Lehrer Ihnen mitteilt, dass ein Schüler nicht erschienen ist).
Wenn alle Informationen zu einem Unterricht korrekt sind, haben Sie zwei Möglichkeiten, diesen zur Buchung freizugeben:
Es hat sich als gute Praxis erwiesen, die „Unterrichte verbuchen“-Liste einmal täglich abzuarbeiten. Innerhalb weniger Minuten haben Sie so die erfolgten Unterrichte geprüft, solange sie diese auch noch aktuell im Gedächtnis haben und können davon ausgehen, dass alles korrekt gebucht wurde.
Klicken Sie unter Schüler
auf den Button „Abrechnungen“. Daraufhin erscheint dieser Screen:
Monatstarife werden immer in der Nacht vom letzten auf den ersten des Monats vom System automatisch eingebucht. Ein Monatstarif für den Juni ist also ab 01.06. abrechenbar.
Klicken Sie nun auf „Abrechnung starten und prüfen“, Sie erhalten diesen Screen:
Nach der Freigabe zeigt Ihnen OrgaEasy diesen Screen:
Nach der Freigabe der Abrechnung hinterlegt OrgaEasy automatisch die dazugehörige Rechnung ins Online Portal jedes Schülers. Diese kann dort im Detail eingesehen und als PDF heruntergeladen werden.
Bei BuT Kunden wird die Rechnung nicht in deren Portal angezeigt.
Um Ihre Rechnungen über das SEPA-Lastschriftverfahren einzuziehen, müssen Sie bei den Schülern, die diese Zahlungsweise wünschen, unter Finanzielles
die erforderlichen Felder ausfüllen:
OrgaEasy bietet Ihnen die Option, Ihre SEPA-Zahler in Gruppen einzuteilen. Hintergrund: Manche Kunden möchten nicht zum Anfang des Monats zahlen, sondern z. B. immer in der Monatsmitte. Dies können Sie über die Funktion „Lastschrift-Variante“ realisieren. Die Funktion finden Sie unter Einstellungen > Lastschrift-Varianten
. Legen Sie dort so viele Varianten wie gewünscht an. Wenn Sie nur einmal im Monat (egal wann) einziehen möchten, müssen Sie keine eigenen Varianten anlegen. Verwenden Sie in diesem Fall die „Standard“-Variante, die in OrgaEasy hinterlegt ist.
Wenn Sie eigene Varianten benötigen, gehen Sie folgendermaßen vor:
Die angelegten Varianten können Sie jedem Schüler individuell zuteilen:
Wenn Sie von einer freigegebenen Abrechnung die XML Datei erzeugen möchten, klicken Sie wie oben beschrieben auf den Button „XML erzeugen“. Nun haben Sie folgende Möglichkeiten:
Schüler > [Schülername] > Finanzielles
zugeteilt wurdeOrgaEasy zeigt Ihnen in der Liste Ihrer Abrechnungen, wieviele Positionen noch nicht beglichen sind:
Klicken Sie auf die Abrechnung, bei der Sie Zahlungseingänge eintragen möchten und dort auf den Button „Einträge Buchen“. Sie erhalten dann diesen Screen:
Hier schalten Sie bei allen Schülern, für die Sie einen Zahlungseingang buchen möchten den „Einbeziehen“ Switch ein und klicken auf „Eingänge buchen“.
Schüler > [Schülername] > Finanzielles
das SEPA-Lastschriftmandat aktiviert wurde.Wenn Sie die Zahlungseingänge für BuT Kunden eintragen möchten, aktivieren Sie das Switch „BuT Kunde“. Dadurch erhalten Sie ein „Zahler“ Dropdown-Menü, über das Sie die verschiedenen Institutionen, die in Ihrem System als Kostenträger für Ihre BuT Schüler hinterlegt sind, filtern können.
Wir bieten allen Kunden an, die erste Abrechnung gemeinsam mit einem unserer Support-Mitarbeiter zu machen. Dieser Service ist kostenfrei, schreiben Sie uns bei Interesse einfach eine Nachricht an support@orgaeasy.com.