In diesem Blog Eintrag möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie in OrgaEasy Ihre BuT Kunden verwalten.

Bei Schülern, bei denen die Kosten für den Unterricht nicht von den Schülern selbst oder deren Eltern getragen werden, sondern z.B. von Behörden, Stiftungen, durch Stipendien oder von Oma/Opa/Tante/Onkel, legen Sie diese „Zahler“ als Kontakte an. Sie können danach unter Schüler > [Schülername] > Finanzielles diesen Kontakt als Kostenträger auswählen.

Da die Leistungen für BuT Kunden von Institutionen wie zum Beispiel den Jobcentern bezahlt werden, beginnen Sie am besten damit, die für Sie infrage kommenden Institutionen unter Kontakte anzulegen:

1. schalten Sie das Switch für „Institution“ an
2. vergeben Sie einen Namen für diesen Kontakt
3. optional können Sie eine Person in der Institution als Ansprechpartner angeben
4. geben Sie hier die Daten für diese Ansprechperson ein
5. klicken Sie dann auf „Hinzufügen“

Nun können Sie weitere Informationen eingeben:

1. die Bankdaten der Behörde, sollte diese per SEPA Mandat bezahlen
2. Telefonnummern
3. E-Mail Adressen
4. die Adresse
5. auch hier können Sie über das „Highlight“ Switch wichtige Informationen oben auf der Seite einblenden

Nachdem Sie die benötigten Kontakte angelegt haben, stellen Sie bei Ihren BuT Schülern unter Schüler > [Schülername] > Vertrag folgendes ein:

1. schalten Sie den Switch „BuT Kunde“ ein (Hinweis – wenn dieser Switch aktiviert ist, bekommt der Schüler seine Rechnungen nicht – wie sonst üblich – im Schüler-Portal angezeigt)
2. fügen Sie über diesen Button einen Bewilligungsbescheid hinzu

1. vergeben Sie eine Bezeichnung für diesen Eintrag
2. hier können Sie Aktenzeichen, Kundennummer und BG-Nummer eingeben
3. mit diesem Switch können Sie hinterlegen, ob der Bescheid in physischer Form der Verwaltung vorliegt
4. geben Sie den Bewilligungszeitraum ein. Hier ist besonders das „Gültig bis“ Datum wichtig, damit OrgaEasy Sie früh genug darauf hinweisen kann, dass die Bewilligung ausläuft und so keine unbewilligten – und somit unbezahlten – Stunden gegeben werden. Hier sehen Sie, wie Sie diesen Hinweis einstellen können »
5. an dieser Stelle können Sie die Fächer vermerken, für die der Bescheid gilt

Sie können bei Bedarf mehrere Bescheide anlegen.

Als nächstes öffnen Sie den Tab Finanzielles:

1. schalten Sie den Switch „Rechnung trägt Kontakt“ ein
2. im darauf erscheinenden Suchfeld geben Sie den Namen des betreffenden Kontakts ein (in unserem Beispiel reicht die Eingabe von „job“, um das Jobcenter Mainz zu finden)
3. mit einem Klick auf „Jobcenter Mainz“ übernehmen Sie dieses als Kontakt

Aus Gesprächen mit unseren Kunden und eigenen Nachforschungen haben wir gelernt, dass die Dokumente und Informationen, die die verschiedenen Institutionen von den Bildungsinstituten verlangen um Rechnungen anzunehmen und zu bezahlen, stark differieren. Nicht nur in den verschiedenen Bundesländern, sondern sogar schon von Stadt zu Stadt/Landkreis zu Landkreis. Wir würden Sie mit OrgaEasy beim Thema Bildung und Teilhabe gerne noch mehr bei der Zusammenarbeit mit den Institutionen durch Automatismen in unserer Software unterstützen, mussten jedoch feststellen, dass der Aufbau und Inhalt der oben gezeigten Rechnung den „kleinsten gemeinsamen Nenner“ darstellt und Sie individuelle Anforderungen der Institutionen, mit denen Sie arbeiten, zusätzlich selbst erbringen müssen (wie z.B. vom Schüler unterschriebene Listen mit den gegebenen Unterrichten).