Mit dem Update von Mitte März 2023 führen wir einige kleine aber hilfreiche neue Funktionen bei den Abrechnungen ein.

Nachdem Sie angegeben haben, für welchen Zeitraum Sie die Abrechnung erstellen möchten, erscheint dieser Screen:

1. Sie können jeder Abrechnung eine Bezeichnung geben, um später schneller nachvollziehen zu können, welche Abrechnung das war oder z. B. um mehrere Abrechnungen, die am gleichen Tag erfolgt sind, besser auseinanderhalten zu können.
2. Hier wird Ihnen die Summe dieser Abrechnung angezeigt und ändert sich „live“, wenn Sie die Switches (Punkt 5) betätigen.
3. Wenn Sie diesen Switch aktivieren, können Sie gezielt nur BuT Kunden für die Abrechnung auswählen. Das Drop-Down Menü (Punkt 4) bietet Ihnen nun alle Institutionen an, die Sie unter „Kontakte“ eingepflegt und als Zahler Ihren BuT Kunden zugeordnet haben.
4. Dieses Menü beeinflusst im Standardmodus die Switches hinter den Schülern. Es gibt folgende Optionen:
   • „Alle“ – Es werden alle Switches aktiviert. Sie können nun die Abrechnung für alle Schüler machen oder gezielt einzelne deaktivieren und so von der Abrechnung ausschließen.
   • „Keine“ – Alle Switches werden deaktiviert und Sie können gezielt für einen oder wenige Schüler die Abrechnung machen.
   • „Alle außer BuT-Kunden“ – Alle Switches werden aktiviert mit Ausnahme derer von BuT-Kunden. So können Sie die Abrechnung für die Schüler erstellen, die selbst zahlen. Natürlich können Sie auch hier weitere Schüler über die Switches deaktivieren.

Anwendungsbeispiel 1: Abrechnung nur für die BuT Kunden eines bestimmten Kontaktes

Führen Sie folgende Schritte aus, um gezielt nur die BuT Schüler abzurechnen, die von einer bestimmten Behörde bezahlt werden:

1. Geben Sie einen Namen für die Abrechnung ein.
2. Aktivieren Sie den Switch „BuT Kunde“
3. Wählen Sie die Behörde aus, für die Sie die Abrechnung erstellen möchten. OrgaEasy zeigt hier alle Behörden und Institutionen an, die Sie bei „Kontakte“ hinterlegt haben.
4. OrgaEasy aktiviert nun automatisch nur die Schüler, die Sie als ButT Kunde der ausgewählten Institution zugeordnet haben.

Anwendungsbeispiel 2: Abrechnung eines einzelnen Schülers

Für den Fall, dass Sie spontan zwischen Ihren üblichen Abrechnungsintervallen einen oder nur wenige Schüler abrechnen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Geben Sie einen Namen für die Abrechnung ein.
2. Lassen Sie den Switch „BuT Kunde“ deaktiviert.
3. Wählen Sie bei „Einbeziehen“ -> „Keine“. Nun sind alle Schüler deaktiviert.
4. Wählen Sie nun nur den/die Schüler aus, den/die Sie in die Abrechnung mit einbeziehen möchten.