Dokumentensystem Teil 2/3: der Dokumente Tab bei Schülern und Lehrern

In OrgaEasy steht Ihnen mit dem Dokumentensystem ein umfangreiches und mächtiges Feature zur Verfügung. Dieses System besteht aus drei Hauptkomponenten: der Bibliothek, dem Dokumenten-Tab (Ordner) bei den Schülern und Lehrern sowie der Integration von Dokumenten in den Unterrichtsdokumentationen.

In den folgenden Blogeinträgen möchten wir Sie mit den Funktionen und der Bedienung vertraut machen, um Sie dabei zu unterstützen, diese neuen Möglichkeiten optimal für Ihre Zwecke einsetzen zu können. In diesem zweiten Teil geht es um den Dokumente Tab (Ordner) auf den Schüler- und Lehrerseiten.

Sie finden den neuen Tab auf der Seite jedes Schülers und Lehrers:

OrgaEasy Dokumente der Verwaltung eAkte speichern für Lehrer und Schüler: Verträge, Anmeldung, Atteste, Korrespondenz, Tests uvm.

In diesen Tab können Sie Dokumente ablegen, die nur diese eine Person betreffen, Also z.B.:

  • Verträge
  • Tests
  • Atteste
  • Korrespondenz
  • Fragebögen (z.B. nach dem Erstgespräch)
  • uvm.

Sie können als Verwaltung für jedes Dokument separat festlegen, ob die Lehrer/Schüler dieses in ihren Schulportalen angezeigt bekommen. So können Sie einerseits Dokumente mit Lehrern/Schülern teilen, andererseits aber auch Dokumente in dem Ordner ablegen, die nur für die Verwaltung bestimmt sind.

Um ein neues Dokument hochzuladen, klicken Sie auf den Button „+ Dokument hinzufügen“, daraufhin öffnet sich dieses Fenster:

OrgaEasy – Dateien hochladen ins Dokumenten System – Daten ablegen eAkte
  1. geben Sie hier einen Namen für das Dokument ein
  2. hier können Sie optional eine Beschreibung und weitere Informationen hinterlegen
  3. wenn dieses Switch aktiviert ist, können alle Lehrer, bei denen der Schüler Unterricht hat, dieses Dokument sehen
  4. wenn dieses Switch aktiviert ist, kann der Schüler das Dokument sehen, wenn er sich im Schulportal für Schüler angemeldet hat
  5. klicken Sie hier, um das hochzuladende Dokument auszuwählen oder ziehen Sie es mit der Maus direkt in dieses Feld

Nach dem Klick auf „Hinzufügen“ wird das Dokument hochgeladen.

Hier als Beispiel ein fiktiver Vertrag in den Dokumenten der Schülerin Dagmar Birk, den die Verwaltung für die Schülerin freigegeben hat, so dass Dagmar ihn in ihrem Schulportal sehen kann. Dagmars Lehrer können den Vertrag nicht sehen:

OrgaEasy Akten Verwaltung Verträge für Schüler im Schulportal

Dokumente im Schulportal (für Schüler)

Wenn Dagmar sich in das Schulportal einloggt, sieht auch sie den Vertrag:

OrgaEasy E-Akte Schüler können eigene Dokumente wie Verträge, Tests oder Formulare in die Ablage hochladen
  1. die Dokumente aus ihrem Dokumente-Ordner finden Ihre Schüler im Schulportal unter dem Menüpunkt „Dokumente“
  2. mit diesem Button kann das Dokument angesehen werden
  3. mit diesem Button kann das Dokument heruntergeladen werden
  4. die Beschreibung des Dokuments wird angezeigt, kann jedoch von Schülern nicht editiert werden
  5. die Schüler sehen, ob auch Lehrer das Dokument sehen kann
  6. Schüler können eigene Dokumente in ihren Dokumente Ordner hochladen

TIPP

Da auch Schüler Dateien hochladen können, ist der Dokumente Ordner eine tolle Möglichkeit, Dokumente und Dateien auf elektronischem Weg der Verwaltung zukommen zu lassen. Nach einem Klick auf „+ Dokument hinzufügen“ öffnet sich dieses Fenster:

OrgaEasy das Senden von Dateien an die Schulverwaltung ist einfach und intuitiv
  1. hier kann der Schüler einen Namen für das Dokument eingeben
  2. hier kann der Schüler optional eine Beschreibung und weitere Informationen hinterlegen
  3. wenn dieses Switch aktiviert ist, können alle Lehrer, bei denen der Schüler Unterricht hat, dieses Dokument sehen
  4. nach einem Klick auf dieses Feld, kann das hochzuladende Dokument ausgewählt werden. Alternativ kann es auch mit der Maus direkt in dieses Feld gezogen werden

Dokumente im Schulportal (für Lehrer)

Wie die Schüler, finden auch die Lehrer ihre Dokumente über die Schaltzentrale oder das Hauptmenü:

OrgaEasy – auch Lehrer finden ihre Dateien und Dokumente im Schulportal

Lehrer haben ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen. Diese sind immer für sie selbst sowie für die Verwaltung sichtbar.

OrgaEasy – Lehrkräfte können die Verwaltung unterstützen, indem sie Dokumente wie Verträge, Atteste, Formulare uvm. übder das Dokumentensystem, das in der Software für Schulen, Nachhilfeschulen, Musikschulen und Privatschulen schnell und intuitiv in ihre Akte digital hochladen
  1. hier kann der Lehrer einen Namen für das Dokument eingeben
  2. hier kann der Lehrer optional eine Beschreibung und weitere Informationen hinterlegen
  3. nach einem Klick auf dieses Feld, kann das hochzuladende Dokument ausgewählt werden. Alternativ kann es auch mit der Maus direkt in dieses Feld gezogen werden
  4. mit einem Klick auf „Hinzufügen“ wird das Dokument hochgeladen