Seit einigen Tagen steht Ihnen mit dem OrgaEasy Dokumentensystem ein umfangreiches und mächtiges neues Feature zur Verfügung. Dieses System besteht aus drei Hauptkomponenten: der Bibliothek, dem Dokumenten-Tab (Ordner) bei den Schülern und Lehrern sowie der Integration von Dokumenten in den Unterrichtsdokumentationen.
In den folgenden Blogeinträgen möchten wir Sie mit den Funktionen und der Bedienung vertraut machen, um Sie dabei zu unterstützen, diese neuen Möglichkeiten optimal für Ihre Zwecke einsetzen zu können. In diesem ersten Teil geht es um die Bibliothek.
Zu diesem Thema gibt es auch ein Video auf unserem Youtube Kanal, dieses finden Sie hier.
Sie finden die Bibliothek im Hauptmenü und in der Schaltzentrale:
In der Bibliothek können Sie alle Arten von Dateien in „öffentlichen Ordnern“ ablegen und sammeln. Diese Dateien können Sie dann gezielt bestimmten Lehrern und/oder Schülern freigeben, damit diese sie ansehen und/oder herunterladen können.
Zusätzlich können Sie aber auch Ordner erstellen, deren Inhalte nur die Verwaltung sehen kann.
So können Sie nach und nach eine Sammlung an Arbeitsblättern, digitalen Schulbüchern, Präsentationen, Formular-und Vertrags-Vorlagen für die Verwaltung uvw. anlegen und haben die volle Kontrolle darüber, wer welche dieser Daten sehen und herunterladen darf.
Wenn Sie die Bibliothek zum ersten Mal öffnen, ist diese leer:
Sie können nun damit beginnen, sie mit Dokumenten und Ordnern zu füllen.
Machen Sie sich zunächst einen Plan, in welcher Struktur Sie Ihre Daten ablegen wollen. Das Verschieben von Ordnern und Dateien ist später nicht mehr möglich.
Klicken Sie auf „+ Ordner erstellen“.
Wenn Sie einen „Öffentlichen Ordner“ erstellen bedeutet dies nicht, dass jeder alle Inhalte des Ordners sehen kann. Sie legen damit zunächst nur fest, dass Sie die Dateien in diesem Ordner später auch Schülern und Lehrern freigeben können. Einzig die Schüler und Lehrer, denen Sie eine Datei freigegeben haben, werden die entsprechende Datei sehen.
Wenn Sie einen Ordner erstellen möchten, in dem Sie Dokumente ablegen, die nur für die Verwaltung gedacht sind, dann stellen Sie den Switch bei „Öffentlicher Ordner“ aus. So stellen Sie sicher, dass wichtige Dokumente nicht ungewollt in die falschen Hände gelangen.
Nachdem Sie Ordner angelegt haben, könnte Ihre Bibliothek z.B. so aussehen:
Wir haben hier drei öffentliche Ordner und einen, der nur für die Verwaltung vorgesehen ist.
Die Reihenfolge der Ordner können Sie verschieben, indem Sie sie rechts an den drei Strichen „anfassen“ und an die gewünschte Position ziehen.
Sie können innerhalb von Ordnern weitere Unterordner anlegen, um Ihre gewünschte Struktur aufzubauen.
Hier sind wir im Ordner „Arbeitsblätter“, der wiederum Unterordner für die verschiedenen Fächer enthält:
Mit einem Klick auf den Ordner „Mathematik“ springen Sie in diesen Ordner. In unserem Beispiel wurden hier dann nochmal Unterordner für die verschiedenen Klassenstufen angelegt:
Sie können aus jedem Ordner in den vorherigen zurückspringen, indem Sie unten rechts den „Zurück“ Button klicken.
Nutzen Sie die Navigationsleiste am oberen Rand, um direkt mehrere Ordner/Ebenen zurückzuspringen:
In diesem Beispiel befinden Sie sich im Ordner „5. Klasse“. Sie könnten hier z.B. auf „Arbeitsblätter“ klicken, um direkt dorthin zu springen.
Klicken Sie auf den Button „+ Dokumente hinzufügen“. Es öffnet sich dieses Fenster:
Wenn Sie auf „Hinzufügen“ klicken, erscheint ein Balken, der Ihnen den Fortschritt des Datentransfers zeigt und das Fenster schließt sich, sobald dieser abgeschlossen ist. Nun sehen Sie Ihre Datei in dem Ordner. Wenn Sie auf die Datei klicken, klappt diese auf und zeigt weitere Informationen und Optionen:
Die Freigabe von Dokumenten für Lehrer und Schüler ist nahezu identisch. Um ein Dokument einer Person zugänglich zu machen, klicken Sie auf den Button „Verwalten“. Daraufhin erscheint dieses Fenster (hier am Beispiel Schüler):
In diesem Beispiel haben wir die Datei „Winkel zeichnen“ dem Schüler „Achim Amsel“ freigegeben:
Ihre Schüler und Lehrer haben ab sofort in ihren Schulportalen den Menüpunkt „Bibliothek“:
Wenn Achim nun also in seine Bibliothek schaut, sieht er dort im entsprechenden Ordner die freigegebene Datei:
Bei den Lehrern funktioniert das identlisch. Sie haben jedoch zusätzlich noch folgende Optionen:
OrgaEasy stellt Ihnen für das Ablegen Ihrer Dokumente 2 Gigabyte Datenvolumen kostenfrei zur Verfügung. Damit Sie jederzeit im Blick haben, wie viel davon Sie aktuell verwenden, haben wir ein entsprechendes Infofenster in die Schaltzentrale integriert: