Dokumentensystem Teil 1/3: die Bibliothek

Seit einigen Tagen steht Ihnen mit dem OrgaEasy Dokumentensystem ein umfangreiches und mächtiges neues Feature zur Verfügung. Dieses System besteht aus drei Hauptkomponenten: der Bibliothek, dem Dokumenten-Tab (Ordner) bei den Schülern und Lehrern sowie der Integration von Dokumenten in den Unterrichtsdokumentationen.

In den folgenden Blogeinträgen möchten wir Sie mit den Funktionen und der Bedienung vertraut machen, um Sie dabei zu unterstützen, diese neuen Möglichkeiten optimal für Ihre Zwecke einsetzen zu können. In diesem ersten Teil geht es um die Bibliothek.

Sie finden die Bibliothek im Hauptmenü und in der Schaltzentrale:

In der Bibliothek können Sie alle Arten von Dateien in „öffentlichen Ordnern“ ablegen und sammeln. Diese Dateien können Sie dann gezielt bestimmten Lehrern und/oder Schülern freigeben, damit diese sie ansehen und/oder herunterladen können.

Zusätzlich können Sie aber auch Ordner erstellen, deren Inhalte nur die Verwaltung sehen kann.

So können Sie nach und nach eine Sammlung an Arbeitsblättern, digitalen Schulbüchern, Präsentationen, Formular-und Vertrags-Vorlagen für die Verwaltung uvw. anlegen und haben die volle Kontrolle darüber, wer welche dieser Daten sehen und herunterladen darf.

Wenn Sie die Bibliothek zum ersten Mal öffnen, ist diese leer:

Sie können nun damit beginnen, sie mit Dokumenten und Ordnern zu füllen.

TIPP

Machen Sie sich zunächst einen Plan, in welcher Struktur Sie Ihre Daten ablegen wollen. Das Verschieben von Ordnern und Dateien ist später nicht mehr möglich.

Anlegen von Ordnern

Klicken Sie auf „+ Ordner erstellen“.

  1. Geben Sie hier den Namen des Ordners ein
  2. An dieser Stelle können Sie bei Bedarf für die Betrachter dieses Ordners zusätzliche Informationen eingeben
  3. Wählen Sie, ob der Ordner öffentlich sein soll

INFO

Wenn Sie einen „Öffentlichen Ordner“ erstellen bedeutet dies nicht, dass jeder alle Inhalte des Ordners sehen kann. Sie legen damit zunächst nur fest, dass Sie die Dateien in diesem Ordner später auch Schülern und Lehrern freigeben können. Einzig die Schüler und Lehrer, denen Sie eine Datei freigegeben haben, werden die entsprechende Datei sehen.

TIPP

Wenn Sie einen Ordner erstellen möchten, in dem Sie Dokumente ablegen, die nur für die Verwaltung gedacht sind, dann stellen Sie den Switch bei „Öffentlicher Ordner“ aus. So stellen Sie sicher, dass wichtige Dokumente nicht ungewollt in die falschen Hände gelangen.

Nachdem Sie Ordner angelegt haben, könnte Ihre Bibliothek z.B. so aussehen:

Wir haben hier drei öffentliche Ordner und einen, der nur für die Verwaltung vorgesehen ist.

Die Reihenfolge der Ordner können Sie verschieben, indem Sie sie rechts an den drei Strichen „anfassen“ und an die gewünschte Position ziehen.

TIPP

Sie können innerhalb von Ordnern weitere Unterordner anlegen, um Ihre gewünschte Struktur aufzubauen.

Hier sind wir im Ordner „Arbeitsblätter“, der wiederum Unterordner für die verschiedenen Fächer enthält:

Mit einem Klick auf den Ordner „Mathematik“ springen Sie in diesen Ordner. In unserem Beispiel wurden hier dann nochmal Unterordner für die verschiedenen Klassenstufen angelegt:

Innerhalb der Bibliothek navigieren

Sie können aus jedem Ordner in den vorherigen zurückspringen, indem Sie unten rechts den „Zurück“ Button klicken.

Nutzen Sie die Navigationsleiste am oberen Rand, um direkt mehrere Ordner/Ebenen zurückzuspringen:

In diesem Beispiel befinden Sie sich im Ordner „5. Klasse“. Sie könnten hier z.B. auf „Arbeitsblätter“ klicken, um direkt dorthin zu springen.

Dokumente hinzufügen

Klicken Sie auf den Button „+ Dokumente hinzufügen“. Es öffnet sich dieses Fenster:

  1. Geben Sie hier den Namen des Dokuments ein
  2. An dieser Stelle können Sie optional eine genauere Beschreibung oder weitere Informationen zu dem Dokument hinzufügen
  3. Um Ihr Dokument auszuwählen, klicken Sie auf diese Fläche. Dadurch öffnet sich ein Dialogfenster Ihres Computersystems, in dem sie die Datei auswählen können, die Sie hochladen möchten. Alternativ können Sie die Datei auch mit Ihrer Maus aus einem Ordner Ihres Computers in dieses Feld ziehen.

Wenn Sie auf „Hinzufügen“ klicken, erscheint ein Balken, der Ihnen den Fortschritt des Datentransfers zeigt und das Fenster schließt sich, sobald dieser abgeschlossen ist. Nun sehen Sie Ihre Datei in dem Ordner. Wenn Sie auf die Datei klicken, klappt diese auf und zeigt weitere Informationen und Optionen:

  1. Der Name des Dokuments
  2. Eine genauere Beschreibung oder weitere Informationen zu dem Dokument
  3. Die Dateigröße
  4. Informationen wann und von wem das Dokument hochgeladen wurde
  5. Hier können Sie für Dokumente in öffentlichen Ordnern festlegen, welche Lehrer das Dokument sehen und herunterladen dürfen
  6. Hier können Sie für Dokumente in öffentlichen Ordnern festlegen, welche Schüler das Dokument sehen und herunterladen dürfen
  7. Beim Klick auf diesen Button öffnet sich das Dokument in einem neuen Fenster Ihres Browsers
  8. Über diesen Button können Sie das Dokument direkt auf Ihren Computer herunterladen

Dokumente freigeben

Die Freigabe von Dokumenten für Lehrer und Schüler ist nahezu identisch. Um ein Dokument einer Person zugänglich zu machen, klicken Sie auf den Button „Verwalten“. Daraufhin erscheint dieses Fenster (hier am Beispiel Schüler):

  1. Wie gewohnt können Sie gezielt nach Namen suchen, um die betreffenden Person(en) schnell zu finden
  2. Im „Filter“ Menü können Sie wählen, ob Sie Schüler/Lehrer mit aktivem/inaktivem Vertrag sehen möchten
  3. Hier können Sie wählen, ob Ihnen nur die Personen angezeigt werden sollen, die schon eine Freigabe für dieses Dokument haben (z.B. um eine Freigabe wieder zu entfernen) bzw. respektive nur diejenigen, die noch keine Freigabe haben
  4. Hier können Sie sich nur Schüler aus einer bestimmten Klassenstufe auflisten lassen
  5. Entsprechend Ihrer Auswahl im „Filter“ Menü wird Ihnen hier die Ergebnisliste mit den entsprechenden Personen angezeigt. Wenn Sie nicht filtern, werden Ihnen alle Schüler bzw. Lehrer aus Ihrer Datenbank angezeigt
  6. Über diese Schalter steuern Sie die Freigabe. Sobald Sie den Schalter „umlegen“ ist die Freigabe schon erfolgt

Wie sehen Lehrer und Schüler die für sie freigegebenen Dokumente?

In diesem Beispiel haben wir die Datei „Winkel zeichnen“ dem Schüler „Achim Amsel“ freigegeben:

Ihre Schüler und Lehrer haben ab sofort in ihren Schulportalen den Menüpunkt „Bibliothek“:

Wenn Achim nun also in seine Bibliothek schaut, sieht er dort im entsprechenden Ordner die freigegebene Datei:

Bei den Lehrern funktioniert das identlisch. Sie haben jedoch zusätzlich noch folgende Optionen:

  1. Sie sehen die Info von wem und wann das Dokument bereitgestellt wurde
  2. Sie können die Freigabe des Dokuments für Schüler editieren, also weitere Freigaben erteilen oder welche zurückziehen
  3. Sie können eigene Dokumente in diesen Ordner hochladen

TIPP

OrgaEasy stellt Ihnen für das Ablegen Ihrer Dokumente 2 Gigabyte Datenvolumen kostenfrei zur Verfügung. Damit Sie jederzeit im Blick haben, wie viel davon Sie aktuell verwenden, haben wir ein entsprechendes Infofenster in die Schaltzentrale integriert: