OrgaEasy Handbuch

Vertretungsplaner

Mit dem Vertretungsplaner kannst du beim Ausfall eines Lehrers und/oder wenn dieser zum geplanten Termin nicht verfügbar ist, zuverlässig Vertretungslehrer für alle betroffenen Unterrichte zuteilen.

Voraussetzungen

1. Abwesenheit eintragen

Wenn eine Lehrkraft für einen bestimmten Zeitraum ausfällt – z. B. einige Stunden wegen eines privaten Termins oder ein oder mehrere Tage wegen Krankheit oder Urlaub – und in dieser Zeit keinen Unterricht geben kann, trage den Zeitraum unter Lehrer > [Lehrername] > Lehrerdaten > Abwesenheit als Abwesenheit ein. Nur so kann der Zeitraum vom Vertretungsplaner berücksichtigt werden. Alle Infos zum Eintragen von Lehrer-Abwesenheiten findest du hier.

2. Verfügbarkeit eintragen

Für regelmäßig wiederkehrende Abwesenheiten – z. B. wenn eine Lehrkraft mittwochs nie arbeitet oder donnerstags nur bis 16 Uhr verfügbar ist – trägst du die entsprechenden Zeiten unter
Lehrer > [Lehrername] > Lehrerdaten > Verfügbarkeit ein.
Mehr Informationen zur Funktion Verfügbarkeit findest du hier.

OrgaEasy erkennt auf Basis dieser Einträge automatisch, wann eine Lehrkraft nicht verfügbar ist und listet alle betroffenen Unterrichtseinheiten im Vertretungsplaner auf. So kannst du schnell und einfach eine geeignete Vertretung zuweisen.

Den Vertretungsplaner findest du im „Übersicht“-Widget auf dem Dashboard.
Dort wird dir angezeigt, wie viele Unterrichtsreihen aktuell eine Vertretung benötigen:

Im Beispiel-Screenshot sind das 11 Unterrichtsreihen. Klicke auf „Anzeigen“ um dir Details anzeigen zu lassen.

  1. In diesem Panel siehst du alle Unterrichtsreihen, bei denen in den nächsten 4 Wochen (ab dem heutigen Datum) der ursprünglich geplante Lehrer nicht verfügbar ist – und daher eine Vertretung benötigt wird. Wenn du über diesen Zeitraum hinaus prüfen möchtest, kannst du ein entsprechendes Datum in der Zukunft eintragen. Die Liste ist chronologisch sortiert – der Unterricht, der als nächstes stattfindet, steht ganz oben.
  2. Hier siehst du alle Informationen zur betroffenen Unterrichtsreihe.
  3. Im rot umrandeten Kasten wird dir angezeigt, wann und wie lange die Lehrkraft abwesend ist. Direkt darunter werden alle betroffenen Unterrichts-Vorkommnisse aufgelistet, für die eine Vertretung organisiert werden muss.

Hier zwei Beispiele (klicke auf das Bild, um es groß zu sehen):

  1. Hier haben wir eine Unterrichtsreihe für das Fach Deutsch , der wöchentlich mittwochs von 15:00 bis 15:45 Uhr stattfindet.
  2. Für die Lehrerin Banu Yazücü ist eine Abwesenheit vom 01.04. bis zum 03.04. eingetragen.
  3. In diesen Zeitraum fällt der Unterricht am Mittwoch, dem 02.04., dieser braucht einen Vertretungslehrer.
  1. Diese Englisch-Unterrichtsreihe findet wöchentlich freitags von 17:20 bis 18:05 Uhr statt.
  2. Die Lehrerin Sandra Dannenberg ist jedoch Freitags von 12:00 bis 19:00 Uhr nicht verfügbar.
  3. Dies sind die nächsten 3 Vorkommnisse dieser Unterrichtsreihe, für die eine Vertretung gefunden werden muss.

Einen Vertretungslehrer festlegen

Klicke auf einen Eintrag in der Liste, um Änderungen vorzunehmen:

  1. Als erstes legst du fest, für welchen Zeitraum deine Änderung gelten soll. OrgaEasy schlägt dir, passend zum Abwesenheitszeitraum des ursprünglichen Lehrers, einen entsprechenden Zeitraum vor (in diesem Beispiel ist der Lehrer vom 02.04. bis 04.04. nicht verfügbar, datum schlägt OrgaEasy diesen Zeitraum für die Änderung vor).
  2. Du kannst den Zeitraum bei Bedarf manuell anpassen (wenn du z.B. für den 2.4. einen anderen Vertretungslehrer als für den 03. und 04.04. einsetzen möchtest).
  3. Klicke auf „Weiter“.

Nun öffnet sich das „Unterricht bearbeiten“ Panel.

  1. Wähle den Vertretungslehrer aus.
  2. Lege fest, welches Honorar der Vertretungslehrer bekommen soll.

Bestätige die Änderung durch einen Klick auf den Button „Ändern“.

Wenn alle Vorkommnisse der Unterrichtsreihe im betroffenen Zeitraum bearbeitet sind, verschwindet der Unterricht aus dem Vertretungsplaner.

VIDEO

In diesem Video zeigen wir dir, wie du in OrgaEasy die Abwesenheiten deiner Lehrkräfte einträgst und verwaltest. Du erfährst, wie sich diese Einträge auf die Unterrichtsplanung auswirken und wie dich der integrierte Vertretungsplaner bei der Organisation unterstützt, sodass du schnell eine passende Vertretung findest.