Vertrag
Unter Schüler/Lehrer > [Schülername/Lehrername] > Schülerdaten/Lehrerdaten findest du den Unterpunkt „Vertrag“. Dort kannst du die Vertragslaufzeiten hinterlegen und/oder deine Schüler/Lehrer archivieren/dearchivieren.
INFO
Grundsätzlich ist es für die Arbeit in OrgaEasy nicht erforderlich, die Vertragsdaten einzupflegen. Wir raten jedoch aus 2 Gründen dazu:
- Nur wenn du die Verträge deiner Schüler anlegst, werden diese in den verschiedenen Statistiken wie z.B. „Schülerzahlen absolut“ etc. berücksichtig.
- Du behältst einen besseren Überblick: Wie lange läuft der Vertrag eines Schülers noch? War der Schüler schonmal an unserer Schule und wenn ja, von wann bis wann?
- OrgaEasy kann dich automatisch benachrichtigen, wenn ein Vertrag demnächst ausläuft. So hast du die Möglichkeit, den Schüler rechtzeitig darauf anzusprechen, ob er den Vertrag verlängern möchte. Wie das geht, kannst du hier nachlesen.
Variante 1 – du pflegst die Vertragsdaten nicht ein
In dem Fall hast du unter diesem Menüpunkt bei jedem Schüler/Lehrer die Möglichkeit, ihn zu archivieren/dearchivieren:
Das Archivieren führt dazu, dass diese Person in der Schüler/Lehrer-Liste (über Schüler oder Lehrer im Hauptmenü). Nicht zu sehen ist, du dort also nur Personen siehst, die aktuell an deiner Schule aktiv sind.
Um die archivierten Personen einzublenden, klicke den Button „Filter“ über der Liste, wähle dann beim Filter „Archiviert“ > „Ja“ und klicke auf „Anwenden“:
WICHTIG
Wenn du einen Schüler/Lehrer archivierst, werden dessen angelegten Unterrichte nicht automatisch beendet und Monatstarife laufen weiter. Offene Buchungen bleiben erhalten. Auch der Onlinezugang muss separat gelöscht werden. Ein archivierter Schüler ist nur dann für die Zählung der aktiven Schüler für den OrgaEasy Tarif „inaktiv”, wenn dieser keinen Unterricht mehr geplant hat und/oder keinen Monatstarif mehr hat.
Variante 2 – du pflegst die Vertragsdaten ein
Verwende hierzu den Button „Neuer Vertrag“ (1), gib das Datum des Vertragsbeginns ein und schließe den Vorgang mit einem Klick auf den Button „Neuer Vertrag“ (2) ab.
Hier ein Beispiel aus der Praxis (klicke auf das Bild, um es zu vergrößern).
- Du siehst, dass der Schüler Tim vom 08.10.2019 bis zum 06.03.2023 schon einmal in dieser Nachhilfeschule war und in diesem Zeitraum einen aktiven Vertrag hatte.
- Seit 01.03.2025 ist er wieder mit einem aktiven Vertrag, der aktuell kein Enddatum hat, in der Nachhilfeschule.
- Über den Button „Vertrag beenden“ kannst du ein Enddatum eingeben, an dem der Vertrag endet.
Sollte kein aktiver Vertrag vorliegen, siehst du hier den Button „Neuer Vertrag“.
WICHTIG
Sobald du den Vertrag eines Schülers/Lehrers beendest, wird dessen Status für das System intern automatisch auf „archiviert“ gestellt. Dies hat zur Folge, dass diese Person nicht mehr standardmäßig in der Liste der Schüler/Lehrer angezeigt wird. Du kannst dir archivierte Personen über den Filter der Liste einblenden lassen:
Klicke den Button „Filter“ über der Liste (1), wähle dann beim Filter „Archiviert“ > „Ja“ (2) und klicke auf „Anwenden“ (3).
WICHTIG
Wenn du hier den Vertrag eines Schülers/Lehrers beendest, werden die angelegten Unterrichte nicht automatisch beendet und Monatstarife laufen weiter. Offene Buchungen bleiben erhalten. Auch der Onlinezugang muss separat gelöscht werden. Ein archivierter Schüler ist nur dann für die Zählung der aktiven Schüler für den OrgaEasy Tarif „inaktiv”, wenn dieser keinen Unterricht mehr geplant hat und/oder keinen Monatstarif mehr hat.