OrgaEasy Handbuch

Verfallsdatum für Gutstunden

Du hast die Option, Gutstunden ein Verfallsdatum zu geben.

Die Anzahl der Tage, nach denen die Stunden nicht mehr verwendet werden können, gibst du unter Einstellungen > Finanzielles > Gutstunden an:

Die hier vorgenommenen Einstellungen betreffen sowohl Einzel- als auch Gruppengutstunden. Wenn du diese Funktion nicht nutzen möchtest, wähle die Option „nie“.

Du kannst die Einstellung separat, je nach „Entstehungsart“ der Gutstunden vornehmen:

  • „Automatisch generierte Gutstunden“ entstehen, wenn ein Schüler entschuldigt bei einem Unterricht fehlt
  • „Manuell hinzugefügte Gutstunden“ entstehen, wenn du einem Schüler über den Button „Buchen/Korrigieren“ in den Tabs Einzelstunden oder Gruppenstunden Stunden hinzufügst, z.B. wenn Stunden per Prepaid gebucht werden

Je nachdem, wieviele Tage du in den Grundeinstellungen eingetragen hast, ist das entsprechende Verfallsdatum an den entsprechenden Stellen schon eingerechnet. Ein Beispiel:

Du verbuchst die stattgefundenen Unterrichte und weißt, dass in dem Mathe-Unterricht vom 07.01.2026 der Schüler Alex Turhan entschuldigt gefehlt hat. Also klicke auf „Ändern“.

  1. Klicke im daraufhin erscheinenden Panel auf „Alex Turhan“.
  2. Wähle bei Abwesenheit“ > „fehlt entschuldigt“.
  3. Die Info, wie der versäumte Unterricht für den Schüler abgerechnet wird, ändert sich automatisch auf „Gutstunde Gruppe“ (da OrgaEasy erkennt, dass es sich um einen Gruppenunterricht handelt).
  4. Du bekommst die Info, dass der Schüler 2 Stunden auf sein Gruppen-Stundenkonto gutgeschrieben werden (2 Stunden, da an dieser Schule eine Unterrichtseinheit 45 Minuten lang ist und die betroffene Mathe Nachhilfe 90 Minuten lang war). Die Anzahl 2 kannst du bei Bedarf anpassen.
  5. des Weiteren zeigt dir OrgaEasy, dass diese 2 Gruppen-Gutstunden am 07.04.2026 verfallen. In unserem Beispiel also: Unterrichtsdatum 07.01.2026 + 90 Tage (so in den Grundeinstellungen festgelegt) = 107.04.2026.
    Auch hier kannst du noch individuell eingreifen: Du kannst das Verfallsdatum manuell eingeben oder diese Gutstunden nie verfallen lassen, indem du den Switch ausschaltest

Ein weiteres Beispiel: Prepaid-Stunden:

Unter Schüler > [Schülername] > Finanzielles > Stundenkonto > Einzelstunden/Gruppenstunden kannst du über den Button „+ Buchen/Korrigieren“ die Anzahl der Gutstunden anpassen.

So lassen sich auch Prepaid-Stunden anlegen. Nach dem Klick auf den Button kannst du folgendes einstellen:

  1. Du möchtest dem Schüler Stunden hinzufügen
  2. der Schüler möchte 10 Stunden auf dem Prepaid-Guthaben
  3. hier kannst du eine Beschreibung eingeben, um die Buchung besser zuordnen zu können
  4. initial ist das Buchungsdatum das Datum des heutigen Tages, Du kannst das Datum aber auch individuell vergeben, z.B. auch in die Vergangenheit legen
  5. um die Stunden abrechnen zu können, musst du eine Buchung erzeugen
  6. gib hier den Gesamtpreis für die Stunden ein
  7. wie in den Grundeinstellungen hinterlegt, sollen diese Stunden verfallen…
  8. …und zwar – wie in den Grundeinstellungen hinterlegt – nach 365 Tagen, bezogen auf das Buchungs-Datum

Punkt 7 kannst du deaktivieren, wenn die Stunden nie verfallen sollen und bei Punkt 8 kannst du bei Bedarf ein anderes Datum eingeben.

Du findest die neuen Prepaid-Stunden nun unter Finanzielles > Stundenkonto > Einzelstunden/Gruppenstunden:

sowie unter Finanzielles > Buchungen:

TIPP

Für eine schnelle Übersicht findest Du bei jedem Schüler ganz oben auf der Seite neben dem Namen die Angabe, wie viele Einzel- und Gruppengutstunden ihm zur Verfügung stehen.

Beim Schüler Alex Turhan erkennst Du beispielsweise, dass er nach dem Kauf der Prepaid-Stunden nun über 10 Einzelstunden verfügt und aktuell noch 1 Gruppengutstunde offen hat.

OrgaEasy kann dich darauf hinweisen, wenn die Anzahl der verfügbaren Gutstunden eines Schülers unter einen bestimmten Wert fällt:

  1. Schalte den Hinweis mit diesem Switch ein oder aus.
  2. Hier kannst du eingeben, ab wie vielen Stunden du einen Hinweis bekommen möchtest.

Den Hinweis erhältst du in deine Nachrichten.