Unterrichte prüfen
Die Funktion „Unterrichte prüfen“ ist essenzieller Bestandteil des Workflows, um Abrechnungen erstellen zu können. Nur Unterrichte, die du über dieses Tool gebucht hast, können abgerechnet werden.
Gleichzeitig ist es aber auch eine großartige Funktion, um deinen Zeitaufwand zu minimieren und Fehler in der Abrechnung zu vermeiden.
Du gelangst über das Hauptmenü zu der Funktion:
In der Liste findest du:
- Alle bereits stattgefundenen Unterrichte, die noch nicht verbucht (also noch nicht zur Abrechnung freigegeben) wurden.
- Alle Unterrichte, die für den aktuellen Tag geplant sind.
Die Einträge in der Liste zeigen dir detailliert alle Attribute dieser Unterrichte an, sodass du diese auf Richtigkeit prüfen und bei Bedarf Korrekturen vornehmen kannst.
- Hat der Unterricht zur angegebenen Uhrzeit stattgefunden?
- Ist die Dauer des Unterrichts korrekt erfasst?
- Ist das eingetragene Honorar für den jeweiligen Lehrer richtig?
- Werden die Schüler entsprechend ihrem Tarif korrekt abgerechnet?
- Hat der Lehrer die Unterrichtsdokumentation vollständig durchgeführt?
- War ein Schüler abwesend, und falls ja, war die Abwesenheit entschuldigt oder unentschuldigt?
Bei Bedarf kannst du über den „Ändern“ Button falsch hinterlegte Attribute des Unterrichts korrigieren.
TIPP
Wir empfehlen dir, dieses Tool möglichst täglich zu nutzen. So stellst du sicher, dass Ereignisse des aktuellen oder vorherigen Tages (wie z. B. Lehrer-Ausfälle oder Schüler-Abwesenheiten) berücksichtigt werden können und nicht in Vergessenheit geraten.
Die Erfahrung zeigt, dass du täglich nur wenige Minuten benötigst, um alle Unterrichte zu überprüfen. Dies ist deutlich effizienter, als die Abrechnung am Ende des Monats durchzuführen und dabei mehrere Stunden zu investieren – mit dem zusätzlichen Risiko, dass wichtige Informationen vergessen wurden und später zu Fehlern in der Abrechnung führen.
Was passiert mit den verbuchten Unterrichten?
- Die Unterrichte werden in der
Unterrichtshistorieder Schüler festgeschrieben. - Das Honorar des Lehrers wird unter
Lehrer > [Lehrername] > Finanzielles > Buchungenfür die Abrechnung bereitgestellt. - Einzeltarife (Einzelbuchungen) werden unter
Schüler > [Schülername] > Finanzielles > Buchungenfür die Abrechnung bereitgestellt. - Wenn Unterrichte über das Stundenkonto abgerechnet werden, reduziert sich das Stundenkonto automatisch um die entsprechende Anzahl an Stunden.
- Sollte ein Schüler entschuldigt gefehlt haben und hierfür Gutstunden erhalten, werden diese unmittelbar im Stundenkonto des Schülers gutgeschrieben.
- Die Unterrichtsdokumentation steht ab sofort im Online-Portal für Eltern, Schüler und andere Lehrkräfte zur Verfügung, sofern diese über einen Onlinezugang verfügen.
TIPP
Sollte die Unterrichtsdokumentation nicht erfolgt sein, hast du die Möglichkeit, über den entsprechenden Button ausschließlich den Schüler zu buchen. Viele unserer Kunden nutzen diese Funktion gezielt dazu, ihren Lehrkräften bewusst zu machen, dass die Dokumentation Bestandteil des Unterrichts ist und das Honorar erst dann gezahlt wird, wenn auch dieser Teil zufriedenstellend erledigt wurde.
WICHTIG
Sobald du auf „Alles buchen“ bzw. „Schüler buchen“ geklickt hast, kann dieser Vorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden. Du hast jedoch weiterhin die Möglichkeit, in den Buchungen der Schüler und Lehrer Anpassungen vorzunehmen, bevor die finale Abrechnung erfolgt.