Nummernkreise

OrgaEasy vergibt Rechnungen und Gutschriften (Honoraren) automatisiert fortlaufende Nummern. Falls du individuelle Nummernkreise verwenden möchtest, kannst du diese unter Einstellungen > Unternehmen > Nummernkreise festlegen.

Hier ein Praxisbeispiel (klicke auf das Bild, um es zu vergrößern):

1. Aktiviere die Schalter, um für deine Rechnungen und/oder Honorare individuelle Nummernkreise zu erstellen.
2. Hier siehst du nach und nach, wie du die einzelnen Bausteine deiner Rechnungs-/Honorarnummer aufbaust und kannst beim Datentyp „Zeichen“ die gewünschten Zeichen eingeben.
3. Über das Mülleimer-Icon kannst du Bausteine löschen.
4. Diese Bausteine stehen dir zur Verfügung:
   • Zeichen: Hier kannst du frei Buchstaben, Sonderzeichen und Zahlen eingeben.
   • Tag: Hier wird automatisch der aktuelle Tag (Zahl zwischen 01 bis 31) des Datums der Rechnungs-/Honorarerstellung eingetragen.
   • Monat: Hier wird automatisch der aktuelle Monat (Zahl zwischen 01 bis 12) des Datums der Rechnungs-/Honorarerstellung eingetragen.
   • Jahr (2-stellig): Hier werden automatisch die letzten zwei Zahlen des Jahres des Datums der Rechnungs-/Honorarerstellung eingetragen (Beispiel: 2025 wird zu 25).
   • Jahr (4-stellig): Hier wird automatisch das Jahr des Datums der Rechnungs-/Honorarerstellung eingetragen (z.B. 2025, 2026).
5. Der Baustein Zähler wird als letztes angefügt und zählt bei jedem neuen Dokument +1 dazu. Hier kannst du angeben, wieviele Stellen der Zähler hat. Bei 4 Stellen beginnt er bei 0001 und geht bis 9999.
6. Du kannst festlegen, ob der Zähler durch ein Ereignis (siehe 7.) wieder auf 0001 zurückgesetzt werden soll.
7. Als „Rücksetzt-Ereignis“ für den Zähler kannst du Monat oder Jahr wählen. Das bedeutet, dass der Zähler z.B. jeden neuen Monat wieder bei 0001 beginnt.
8. Hier wird dir zur Prüfung eine Vorschau der von dir erstellten Kombination angezeigt.

Im Beispiel des Screenshots wir das Ergebnis OE-R-2504-0001 durch folgende Bausteine erreicht:

• [Zeichen] „OE-“ (in unserem Fall für OrgaEasy)
• [Zeichen] „R-“ (um eine Rechnung zu kennzeichnen)
• [Jahr (2-stellig)] und danach [Monat] um zu definieren aus welchem Jahr und Monat die Rechnung ist (z.B. 2504 = April 2025, 2611 = November 2026)
• [Zeichen] „-“ (als Trennstrich zum folgenden Zähler)
• als Abschluss der 4-stellige Zähler
• der Zähler wird monatlich zurückgesetzt

So entsteht eine Rechnungsnummer, die angibt, aus welchem Jahr und Monat die Rechnung ist und die die Rechnungen eines Monats immer ab 0001 durchnummeriert.

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