Es gibt zwei Arten von Gutstunden. Einmal die, die entstehen können, wenn ein Schüler entschuldigt ist (Automatisch generierte Gutstunden) und die Gutstunden, die man manuell, aufgrund eines Stundenkontingents hinzufügen kann.
Für beide Varianten kannst du unter Einstellungen >
Finanzielles > Gutstunden
festlegen, ob und wann die Gutstunden verfallen sollen:
Bei den gekennzeichneten Stellen kannst du die Anzahl der Tage verändern. OrgaEasy nutzt diese Einstellung um dir bei entschuldigten Unterrichten das entsprechende Datum für den Verfall der Gutstunde vorzuschlagen oder bei manuell hinzugefügten Stunden, die Stunden nach einem gewissen Zeitraum verfallen zu lassen.
Gerade bei Stundenkontingenten bietet sich an, die Funktion des „Hinweises“ in OrgaEasy zu nutzen. Unter Schüler > Schülername > Einzelstunden/Gruppenstunden
kannst du einstellen, wenn ein „Stundenpaket“ einen gewissen Faktor erreicht hat und du dich darauf hinweisen lassen möchtest, dass ein neues „Paket“ fällig wird oder dass du jetzt daran denken solltest dem Unterricht für diesen Schüler ein Enddatum einzutragen.
In diesem Fall wird dir ein Hinweis unter Memos / To-Dos
angezeigt, sobald der Saldo der Einzelstunden „2“ erreicht hat:
Wenn du einem Schüler per Monatsabo oder Kurstarif eine Unterrichtsreihe anlegst und der Schüler rechtzeitig absagt (entschuldigt fehlt), kannst du für diesen Schüler eine oder mehrere Gutstunden erzeugen lassen. Dafür trägst du für den Schüler entweder eine Abwesenheit unter Schüler > Schülername > Abwesenheit
ein oder bearbeitest den betreffenden Unterricht im Tagesplan über „Bearbeiten“ und wählst dort „diesen einen Unterricht (xx, xx.xx.xxxx)“ aus und klickst auf „fehlt entschuldigt“.
OrgaEasy schlägt dir automatisch eine Gutstunde für diesen Unterricht vor. Die Anzahl, der vorgeschlagenen Gutstunden, richtet sich nach der „Länge einer Unterrichtseinheit“ die du in den Einstellungen > Schulkonfiguration > Tagesplan
festgelegt hast. Allerdings ist die Anzahl immer editierbar, falls du mit der vorgeschlagenen Anzahl nicht einverstanden bist.
Sobald der Unterricht in der „Unterrichte verbuchen“-Liste eingestellt wird, kannst du vor dem Verbuchen nochmal Anpassungen vornehmen.
In diesem Fall sind unter Einstellungen > Finanzielles > Gutstunden
unter „Automatisch generierte Gutstunden“ 90 Tage für den Verfall eingestellt. Dadurch wird dir das angezeigte Datum vorgeschlagen, das du ebenfalls anpassen kannst. Falls du nicht möchtest, dass diese Stunde verfallen soll, schaltest du den Switch bei diesem Unterricht aus.
Sobald du einen Unterricht verbucht hast, bei dem Gutstunden erzeugt wurden, wird dir dieser Vorgang unter Schüler > Schülername > Einzelstunden/Gruppenstunden
angezeigt:
Sollte diese Schülerin die Stunde nachholen wollen, stellst du bei der Planung des Unterrichts unter „Abrechnen“ > „Stundenkonto Einzel“ ein mit dem Faktor „1“ ein. Das bedeutet, dass für diesen Unterricht eine Gutstunde wieder abgezogen wird, sobald du den Unterricht verbucht hast.
Wenn du in deinem Institut auch „PrePaid“-Karten anbietest oder vom Landratsamt/Jobcenter für deinen Schüler ein Stundenkontingent bewilligt bekommst, kannst du folgendermaßen vorgehen:
Du rufst den entsprechenden Schüler auf, navigierst zu Einzelstunden
oder Gruppenstunden
und klickst auf „+ Buchen/Korrigieren“.
Buchungen
angezeigt, wenn du eine Buchung erzeugen möchtest.Buchungen
wieder.Einstellungen >
Finanzielles > Gutstunden
festgelegt hast. Auch hier eine Anpassung des Verfallsdatums noch möglich.