OrgaEasy Handbuch

Gruppenunterricht anlegen (neue Gruppe)

Um einen neuen Gruppenunterricht anzulegen, klicke im Dashboard auf „Unterricht anlegen“. Ein neues Panel öffnet sich, in dem du Schritt für Schritt die verschiedenen Attribute dieses Unterrichts festlegst.

Das „Unterricht anlegen“ Panel kannst du auch von anderen Stellen in der App aus öffnen, z.B. Schüler > [Name des Schülers] > Unterrichte > Unterricht anlegen oder indem du im Tagesplan auf einen leeren Bereich klickst.

Einen neuen Unterricht anlegen

  1. Klicke auf „Fach auswählen“.
  2. Klicke auf das gewünschte Fach.
  3. Gib in das Suchfeld die ersten Buchstaben des gewünschten Fachs ein, um die Fächerliste einzugrenzen (optional, falls du viele Fächer hinterlegt hast).
  1. Wähle „Gruppe“ aus, um den Gruppenunterricht anzulegen.
  2. Klicke auf „Neue Gruppe anlegen“.
  1. Sollte der Unterricht (bzw. einzelne Unterrichte dieser Unterrichtsreihe) auf Schließtage deiner Nachhilfeschule fallen, kannst du hier entscheiden…
    • …ob an diesen Tagen der Unterricht ausfallen soll (lasse das Switch deaktiviert).
    • …ob der Unterricht trotz der Schließtage wie geplant stattfinden soll (aktiviere das Switch).
    Mehr zu den Schließtagen erfährst du hier.
  2. Klicke hier, um die Lehrkraft für den Unterricht festzulegen.
  1. Klicke auf den Lehrer, der den Unterricht halten soll.
  2. Tippe die ersten Buchstaben des Lehrernamens in das Suchfeld, um die Lehrerliste einzugrenzen (optional).
  3. Die Lehrerliste zeigt dir nur Lehrer an, die das Fach unterrichten, das du initial ausgewählt hast. Du kannst diesen Filter durch einen Klick auf das X auch löschen und so alle Lehrer angezeigt bekommen.
  1. Klicke auf „Honorar auswählen“ um festzulegen, wie der Lehrer für diesen Unterricht vergütet wird.
  2. Wähle das Honorar aus der Liste.
  3. Tippe die ersten Buchstaben des Honorarnamens in das Suchfeld, um die Honorarliste einzugrenzen (optional).

Du hast nun verschiedene Möglichkeiten den Termin festzulegen, an dem der Unterricht stattfinden, bzw. wann die Unterrichtsreihe starten soll:

  1. Klicke auf „Tag auswählen“.
  2. Gib hier das gewünschte Datum direkt ein und bestätige es durch einen Klick auf „Anwenden“…
  3. …oder wähle das Datum in der Kalenderansicht aus.
  1. Klicke auf „Uhrzeit auswählen“.
  2. Gib hier die gewünschte Uhrzeit direkt ein…
  3. …oder wähle die Stunde und Minute mit einem Klick auf die jeweiligen Buttons.

Bestätige deine Eingaben dann mit dem „Anwenden“ Button.

Eine komfortable Alternative, Datum und Uhrzeit festzulegen bietet der Weg über den Tagesplan:

Klicke auf „Über Tagesplan auswählen“. Daraufhin öffnet sich ein Panel mit dem Tagesplan, in dem belegte Unterrichtseinheiten rot markiert sind. So kannst du mit einem Blick sehen, welche Räume in welchem Zeitraum noch frei sind.

  1. Hier siehst du die aktuelle Woche und das aktuelle Datum.
  2. Hier kannst du das Datum wechseln.
  3. In der Y-Achse sind die Räume aufgeführt…
  4. … in der X-Achse die Uhrzeit.
  5. Diese Unterrichtseinheiten sind noch frei.
  6. Die rot markierten Einheiten sind bereits belegt.
  7. Bleibe mit der Maus etwas länger über der von dir gewünschten freien Unterrichtseinheit, dann erscheint dieser Rahmen. Klicke darauf, um Datum Uhrzeit und Raum direkt auszuwählen.
  1. Wähle nun die Länge des Unterrichts. OrgaEasy bietet dir hier die von dir eingestellte Länge einer Unterrichtseinheit x1, x2, x3 und x4 an. Wie du die Länge einer Unterrichtseinheit festlegst, siehst du hier.
  2. Wähle hier, ob sich der Unterricht wiederholen soll und in welchem Intervall. Du kannst über „Individuell“ sehr genaue Einstellungen hierfür vornehmen, zB. dass sich der Unterricht alle 2 Wochen oder nur monatlich wiederholt oder auch an mehreren Tagen der Woche. Mehr Infos findest du hier.
  3. Hier kannst du einstellen, wann deine Unterrichtsreihe enden soll (optional).
  4. Lege hier den Raum fest, in dem der Unterricht stattfinden soll. Wenn du den Start über den Tagesplan ausgewählt hast, ist hier schon der entsprechende Raum eingetragen.
  1. Wähle nun den Schüler aus, den du der Gruppe hinzufügen möchtest. Klicke auf „Schüler hinzufügen“.
  2. Wähle den gewünschten Schüler.
  3. Gib hier die ersten Buchstaben des Namens des gewünschten Schülers ein, um die Schülerliste einzugrenzen (optional).
  4. Hier kannst du bei Bedarf filtern, welche Schüler in der Liste angezeigt werden:
    • Archiviert oder nicht
    • Klassenstufe
    • Schultyp
    • BuT-Status
  1. Klicke auf den Namen des Schülers, den du hinzufügen möchtest.
  2. Gib hier ein, ab wann der Schüler an dem Unterricht teilnehmen soll (OrgaEasy fügt hier automatisch das heutige Datum ein, dieses kannst du frei anpassen).
  3. Hier kannst du ein Enddatum eingeben, an dem der Schüler zum letzten Mal an dem Gruppenunterricht teilnehmen wird (optional).
  4. Wähle hier aus, wie die Teilnahme des Schülers an dem Unterricht abgerechnet werden soll. Mehr zu den Abrechnungsarten findest du hier.
  5. Klicke abschließend auf „Anwenden“.

Wenn du weitere Schüler hinzufügen möchtest, wähle diese im „Schüler hinzufügen“ Panel aus.

Du kannst bei dem Unterricht zusätzliche Informationen hinterlegen, separat für Verwaltung, Lehrer und Schüler. Mehr Infos dazu findest du hier.

Klicke auf den Button „Auf Konflikte prüfen“, damit OrgaEasy überprüft, ob der Unterricht wie geplant stattfinden kann.

Dabei werden folgende Aspekte geprüft:

  • Haben der Lehrer und/oder der/die Schüler bereits andere geplante Unterrichte zur gleichen Zeit?
  • Ist der Lehrer zu den geplanten Unterrichtszeiten verfügbar (erfahre hier mehr über die Verfügbarkeit der Lehrer)?
  • Ist bei dem Lehrer zu den geplanten Unterrichtszeiten eine Abwesenheit eingetragen (erfahre hier mehr über die Abwesenheit der Lehrer)?
  • Ist der ausgewählte Raum zu den geplanten Unterrichtszeiten frei?

Die Prüfung erfolgt für die kommenden vier Wochen ab dem heutigen Datum (1). Möchtest du weiter als vier Wochen in die Zukunft prüfen, passe das Datum entsprechend an.

In dem Beispiel-Screenshot wurden zwei Konflikte erkannt: (2) Der Lehrer „Markus Böke“ hat am 04.04.2025 schon einen Termin zur gewünschten Uhrzeit und (3) der „Raum 4“ ist an dem Datum zu der Uhrzeit schon belegt.

Du kannst Konflikte lösen, indem du die entsprechenden Attribute dieses Unterrichts anpasst oder die Unterrichte, mit denen Konflikte auftreten, entsprechend änderst.

Beim Beheben der Konflikte helfen dir diese beiden Funktionen: (4) Lass dir den Tagesplan einblenden um zu sehen, wann der betroffene Lehrer und/oder Schüler noch freie Termine haben und wann welche Räume frei sind. Zusätzlich kannst du mit (5) prüfen, wann der gewünschte Lehrer verfügbar ist. Mehr zur Verfügbarkeit findest du hier.

Nun kannst du mit den beiden Switches wählen, ob der Lehrer und/oder die Schüler per E-Mail über den neu angelegten Unterricht informiert werden sollen.

Klicke abschließend auf „Unterricht anlegen“, um die Unterrichtsreihe mit den von dir festgelegten Einstellungen einzuplanen.