Dokumentensystem Teil 2/3: Dokumente bei Schülern und Lehrern

In OrgaEasy steht dir mit dem Dokumentensystem ein umfangreiches und mächtiges Feature zur Verfügung. Dieses System besteht aus drei Hauptkomponenten: der Bibliothek, den Dokumenten (Ordner) bei den Schülern und Lehrern sowie der Integration von Dokumenten in den Unterrichtsdokumentationen.

In den folgenden Einträgen möchten wir dich mit den Funktionen und der Bedienung vertraut machen, um dich dabei zu unterstützen, diese neuen Möglichkeiten optimal für deine Zwecke einsetzen zu können. In diesem zweiten Teil geht es um Dokumente (Ordner) auf den Schüler- und Lehrerseiten.

Du findest die Dokumente unter Schülerdaten / Lehrerdaten auf der Seite jedes Schülers und Lehrers:

In diesem Bereich kannst du Dokumente ablegen, die nur diese eine Person betreffen, Also z.B.:

• Verträge
• Tests
• Atteste
• Korrespondenz
• Zeugnisse
• Fragebögen (z.B. nach dem Erstgespräch)
• uvm.

Du kannst als Verwaltung für jedes Dokument separat festlegen, ob die Lehrer/Schüler dieses in ihren Onlineportalen angezeigt bekommen. So kannst du einerseits Dokumente mit Lehrern/Schülern teilen, andererseits aber auch Dokumente in dem Ordner ablegen, die nur für die Verwaltung bestimmt sind.

Um ein neues Dokument hochzuladen, klicke auf den Button “+ Dokument hinzufügen”, daraufhin öffnet sich dieses Fenster:

1. gib hier einen Namen für das Dokument ein
2. hier kannst du optional eine Beschreibung und weitere Informationen hinterlegen
3. wenn dieses Switch aktiviert ist, können alle Lehrer, bei denen der Schüler Unterricht hat, dieses Dokument sehen
4. wenn dieses Switch aktiviert ist, kann der Schüler das Dokument sehen, wenn er sich im Onlineportal für Schüler angemeldet hat
5. klicke hier, um das hochzuladende Dokument auszuwählen oder ziehe es mit der Maus direkt in dieses Feld

Nach dem Klick auf “Hinzufügen” wird das Dokument hochgeladen.

Hier als Beispiel ein fiktiver Vertrag in den Dokumenten der Schülerin Dagmar Birk, den die Verwaltung für die Schülerin freigegeben hat, so dass Dagmar ihn in ihrem Onlineportal sehen kann. Dagmars Lehrer können den Vertrag nicht sehen:

Dokumente im Onlineportal (für Schüler)

Wenn Dagmar sich in das Onlineportal einloggt, sieht auch sie den Vertrag:

1. mit diesem Button kann das Dokument angesehen werden
2. mit diesem Button kann das Dokument heruntergeladen werden
3. die Beschreibung des Dokuments wird angezeigt, kann jedoch von Schülern nicht editiert werden
4. die Schüler sehen, ob auch Lehrer das Dokument sehen kann
5. Schüler können eigene Dokumente in ihren Dokumente Ordner hochladen

TIPP

Da auch Schüler Dateien hochladen können, ist der Dokumente Ordner eine tolle Möglichkeit, Dokumente und Dateien auf elektronischem Weg der Verwaltung zukommen zu lassen. Nach einem Klick auf “+ Dokument hinzufügen” öffnet sich dieses Fenster:

1. hier kann der Schüler einen Namen für das Dokument eingeben
2. hier kann der Schüler optional eine Beschreibung und weitere Informationen hinterlegen
3. wenn dieses Switch aktiviert ist, können alle Lehrer, bei denen der Schüler Unterricht hat, dieses Dokument sehen
4. nach einem Klick auf dieses Feld, kann das hochzuladende Dokument ausgewählt werden. Alternativ kann es auch mit der Maus direkt in dieses Feld gezogen werden

Dokumente im Onlineportal (für Lehrer)

Wie die Schüler, finden auch die Lehrer ihre Dokumente über das Hauptmenü. Lehrer haben ebenfalls die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen. Diese sind immer für sie selbst sowie für die Verwaltung sichtbar.