OrgaEasy Handbuch

Datenimport

Du hast die Möglichkeit deine Schüler und Lehrkräfte in OrgaEasy in den Einstellungen > Struktur > Datenimport zu importieren.

Die Import-Datei muss einen bestimmten Aufbau haben, damit OrgaEasy die Daten korrekt einlesen kann. Hierzu haben wir dir eine Beispieldatei sowohl für Schüler als auch für Lehrer hinterlegt, wir zeigen dir den Workflow anhand der Schüler-Importdatei. (Für Lehrer ist das Verfahren identisch, allerdings nutzt du hierfür die Importdatei für Lehrer).

Lade dir zunächst die Excel-Datei herunter. In der Datei siehst du anhand von Beispiel-Inhalten, wie sie strukturiert sein muss. Ersetze die vorhandenen Inhalte durch deine Daten. Wichtig ist, dass du bspw. nicht mehrere E-Mail Adressen oder Telefonnummern etc. in eine Spalte einfügst. Pro Spalte ist immer nur eine Information möglich.

Bevor du die Datei bearbeiten kannst, musst du die Bearbeitung aktivieren:

Solltest du anschließend in einigen Spalten nur “Rauten” sehen, vergrößere einfach die Spalte.

Pflichtfelder sind markiert. Diese müssen befüllt sein, um die Datei dann später hochladen zu können.

In Spalten mit einem Datum solltest du auf die korrekte Formatierung achten: xx.xx.xxxx. Das funktioniert ganz einfach, in dem du zunächst eine Zeile mit Beispiel-Inhalten in der Datei zur Vorlage behältst und die Formatierung für deine neuen Daten übernimmst.

  1. Klicke zunächst in ein Beispielfeld mit einem Datum (dies gilt für Geburtstag, Datum Mandat und Vertragsbeginn)
  2. Danach wählst du “Format übertragen” und markierst anschließend alle Felder einer Spalte, die du neu hinzugefügt hast. Das wiederholst du auch bei den anderen beiden Datums-Spalten.

Sobald alle Daten in der Exceldatei eingetragen und formatiert sind, kannst du die Datei schließen, (bei Bedarf umbenennen) und importieren.

Entweder indem du die Datei per drag’n’drop in das markierte Feld ziehst oder indem du in das markierte Feld klickst und die Datei auswählst, die hochgeladen werden soll.

Du bekommst anschließend deine Daten nochmal in einer Tabelle innerhalb von OrgaEasy angezeigt und kannst diese final prüfen, bevor du sie freigibst. Falls du noch Fehler gefunden hast, klicke auf “Verwerfen”.

Wichtig!

Bei mehrmaligem Upload werden die Daten in der OrgaEasy Datenbank nicht überschrieben, sondern hinzugefügt. Lade diese Datei also nicht mit den gleichen Daten mehrmals hoch, damit keine Dubletten entstehen!