OrgaEasy Handbuch

BuT – Kunde

Bei Schülern, bei denen die Kosten für den Unterricht nicht von den Schülern selbst oder deren Eltern getragen werden, sondern z.B. von Behörden, Stiftungen, durch Stipendien oder von Oma/Opa/Tante/Onkel, lege diese „Zahler“ als Kontakte an.

Du kannst danach unter Schüler > [Schülername] > Finanzielles > Rechnung trägt Kontakt diesen Kontakt als Kostenträger auswählen:

  1. Aktiviere den Schalter.
  2. Klicke auf „Suche“ um den Kontakt auszuwählen, der die Rechnung des Schülers trägt.
  3. Gib in das Suchfeld den Namen des gewünschten Kontakts ein.
  4. Klicke auf den gefundenen Kontakt, um ihn auszuwählen.

Da die Leistungen für BuT Kunden von Institutionen wie zum Beispiel den Jobcentern bezahlt werden, beginne am besten damit, die für dich infrage kommenden Institutionen unter Kontakte anzulegen:

  1. Schalte das Switch für „Institution“ an.
  2. Vergebe einen Namen für diesen Kontakt.
  3. Optional kannst du eine Person in der Institution als Ansprechpartner angeben, aktiviere hierzu das Switch.
  4. Gebe hier die Daten für diese Ansprechperson ein.
  5. Klicke dann auf „Hinzufügen“.

Nun kannst du weitere Informationen eingeben:

  1. Unter Finanzielles die Bankdaten der Behörde.
  2. Telefonnummern, E-Mail Adressen, Adressen.
  3. Über das „Highlight“ Switch bei den Einträgen im Adressbuch kannst du festlegen, welche Informationen hier direkt auf der Seite angezeigt werden.

Nachdem du die benötigten Kontakte angelegt hast, stelle bei deinen BuT Schülern unter Schüler > [Schülername] > Schülerdaten > BuT-Kunde folgendes ein:

  1. Aktiviere den Switch „BuT Kunde“ ein (Hinweis – wenn dieser Switch aktiviert ist, bekommt der Schüler seine Rechnungen nicht – wie sonst üblich – im Onlineportal angezeigt).
  2. Füge über diesen Button einen Bewilligungsbescheid hinzu (optional).
  1. Gib eine Bezeichnung für den Bewilligungsbescheid ein.
  2. Hier kannst du Aktenzeichen, Kundennummer und BG-Nummer eingeben.
  3. Mit diesem Switch kannst du hinterlegen, ob der Bescheid in physischer Form der Verwaltung vorliegt.
  4. Gib den Bewilligungszeitraum ein. Hier ist besonders das „Gültig bis“ Datum wichtig, damit OrgaEasy dich früh genug darauf hinweisen kann, dass die Bewilligung ausläuft und so keine unbewilligten – und somit unbezahlten – Stunden gegeben werden. Hier siehst du, wie du diesen Hinweis einstellen kannst »
  5. An dieser Stelle kannst du die Fächer vermerken, für die der Bescheid gilt.

Du kannst bei Bedarf mehrere Bescheide anlegen.

Als nächstes öffne bei diesem Schüler Finanzielles > Rechnung trägt Kontakt:

  1. Schalte den Switch „Aktiv“ ein.
  2. Klicke auf „Suche“, um den Kontakt auszuwählen, der den Unterricht des Schülers bezahlt.
  3. Über die Suche gibst du den Namen des betreffenden Kontakts ein (hier im Beispiel reicht die Eingabe von „land“, um das Landratsamt zu finden).
  4. Mit einem Klick auf das Suchergebnis wird dieses in die Kontakte übernommen.

INFO

Wir möchten dich mit OrgaEasy im Bereich Bildung und Teilhabe durch automatisierte Prozesse bestmöglich unterstützen.

Aus Gesprächen mit unseren Kunden und eigenen Recherchen wissen wir jedoch, dass die Anforderungen der Institutionen an Rechnungen und Unterlagen stark variieren – nicht nur zwischen Bundesländern, sondern sogar zwischen einzelnen Städten und Landkreisen.

Individuelle Vorgaben einzelner Institutionen musst du daher weiterhin zusätzlich erfüllen, zum Beispiel durch vom Schüler unterschriebene Anwesenheitslisten.