Abwesenheiten melden über das Onlineportal

Sowohl Schüler als auch Kontakte haben die Möglichkeit, Abwesenheiten direkt über ihr jeweiliges Onlineportal zu melden.

Hinweis: Kontakte verfügen ab sofort über einen eigenen Onlinezugang, über den verknüpfte Schüler verwaltet und abwesend gemeldet werden können.

Berechtigung für Schüler festlegen

Die Verwaltung bestimmt individuell für jeden Schüler-Account, ob der Schüler selbstständig eine Abwesenheit melden darf.

Einrichtung: Die Berechtigung kannst du direkt bei der Erstellung des Onlinezugangs vergeben.

Nachträgliche Änderung: Navigiere zu Schüler > [Schülername] > Schülerdaten > Onlinezugang.
Aktiviere oder deaktiviere die Absagefunktion über den entsprechenden Switch.

Kontakte einrichten & Berechtigungen verwalten

Wenn du einen Kontakt mit einem Schüler verknüpfst unter Kontakt > [Kontaktname] > Kontaktdaten > Verknüpfte Schüler oder unter Schüler > [Schülername] > Schülerdaten > Beziehungen, stehen dir folgende Optionen zur Steuerung der Zugriffsrechte für den Kontakt zur Verfügung:

• Sieht Schüler im Portal
• Sieht Rechnungen des Schülers
• Sieht Dokumente des Schülers
• Kann Schüler abwesend melden
• Sieht Stundenkonto des Schülers

Ablauf und automatische Statusvergabe bei Absagen

Sobald eine Abwesenheit durch einen Schüler oder Kontakt gemeldet wird, führt das System folgende Aktionen durch:

• Benachrichtigung der Verwaltung: Eine automatische Nachricht über die Abwesenheit wird an die Verwaltung gesendet.
• Statusänderung im Tagesplan: Der/die betroffene/n Unterricht/e wird im Tagesplan automatisch als rechtzeitig abgesagt oder zu spät abgesagt markiert.

Hinweis: Dies dient als Systemvorschlag und kann bei Bedarf jederzeit manuell von der Verwaltung angepasst werden.

Konfiguration & Einstellungen

Absagefristen festlegen
Unter Einstellungen > Grundkonfiguration > Onlineportale > Schüler/Kontakte kannst du die Absagefrist in Stunden definieren:

Entschuldigte Absage: Wird die Frist eingehalten (Absage erfolgt x Stunden vor der Frist), gilt die Abwesenheit als „rechtzeitig abgesagt“.

Unentschuldigte Absage: Erfolgt die Absage kürzer als die festgelegte Stundenanzahl vor der Frist, wird sie als „zu spät abgesagt“ gewertet.

Hinweis: Sollte eine Abwesenheitsmeldung die Fristgrenze schneiden, wird die Meldung automatisch in zwei Abwesenheiten gesplittet.

Benachrichtigungen für Lehrkräfte

Unter Einstellungen > Grundkonfiguration > Benachrichtigungen kannst du einstellen, ob auch die zugewiesenen Lehrkräfte direkt über die Abwesenheit ihrer Schüler informiert werden sollen.