OrgaEasy Handbuch

Abrechnungsart Prepaid/Stundenkontingente

In OrgaEasy können Unterrichte auch über die Abrechnungsart “Prepaid/Stundenkontingente” abgerechnet werden. Wenn du in deinem Institut auch „Prepaid“-Karten anbietest oder vom Landratsamt/Jobcenter für deinen Schüler ein Stundenkontingent bewilligt bekommst, kannst du folgendermaßen vorgehen.

Prepaid/Stundenkontingent anlegen

OrgaEasy unterscheidet zwischen Einzelstunden (Einzelunterricht) und Gruppenstunden (Gruppenunterricht), da die Erfahrung gezeigt hat, dass unterschiedliche Kosten für diese beiden Unterrichtsformen anfallen.

Navigiere zu Schüler > [Name des Schülers aus der Liste] > Finanzielles > Stundenkonto, wähle dort das entsprechende Konto aus und klicke auf „Buchen/Korrigieren“. Die Vorgehensweise ist bei beiden Konten identisch.

  1. Um neue Stunden hinzuzufügen, wählst du hier „Hinzufügen“. Natürlich kannst du auch jederzeit fehlerhaft gebuchte Stunden wieder korrigieren, in dem Fall würdest du „Abziehen“ wählen.
  2. Hier trägst du die Anzahl der gesamten Gutstunden ein. Wenn du bspw. eine „10er-Karte“ verkauft hast, trägst du „10“ ein.
  3. Füge noch eine Beschreibung hinzu, um später noch nachvollziehen zu können, woher die Gutstunden kommen. Diese Beschreibung wird auch in Buchungen angezeigt, wenn du eine Buchung erzeugen möchtest.
  4. Für das Buchungsdatum wird dir der heutige Tag vorgeschlagen, es ist aber auch möglich das Datum vor- oder rückzudatieren.
  5. Um die Stunden abrechnen zu können, stellst du den Switch auf „an“. Du kannst dann den Betrag für das Stundenpaket eintragen und findest nach Abschluss dieses Vorgangs die Buchung im Tab Buchungen wieder. Wenn du über diese Funktion nur die Anzahl der Stunden korrigieren/ändern möchtest, lässt du den Switch aus.
  6. Entscheide hier, ob die Stunden verfallen sollen.
  7. An dieser Stelle wird dir das Verfallsdatum vorgeschlagen, dass du durch Einstellungen -> Finanzielles -> Gutstunden festgelegt hast. Auch hier eine Anpassung des Verfallsdatums noch möglich.

Abrechnungsart „Stundenkonto Einzel/Gruppe“ auswählen

Je nach Art des Unterrichts (Einzel oder Gruppe), wählst du beim Anlegen eines Unterrichts unter „Abrechnen“ dann „Stundenkonto Einzel“ oder Stundenkonto Gruppe“ aus.

OrgaEasy schlägt dir vor, wie viele Gutstunden pro Unterricht vom Stundenkonto abgezogen werden sollen, sobald der Unterricht verbucht wurde. Die angezeigte Zahl ergibt sich aus der von dir unter Einstellungen > Struktur > Tagesplan eingegebenen „Länge einer Unterrichtseinheit“. Hast du dort beispielsweise 45 Minuten angegeben und du planst einen Unterricht von 90 Minuten, wird dir OrgaEasy den Faktor „2“ vorschlagen. Beim späteren Verbuchen des Unterrichts minimiert sich das Stundenkonto des Schülers um „2“.

Tipp: Länge einer Unterrichtseinheit

Solltest du an deinem Institut verschiedene Unterrichtslängen anbieten, wie z. B. 60-minütige und 90-minütige Unterrichte, ist es sinnvoll unter Einstellungen > Struktur > Tagesplan eine Minutenanzahl für die „Länge einer Unterrichtseinheit“ zu wählen, die als kleinster gemeinsamer Teiler deiner Unterrichte dient. In dem Beispiel wäre das dann 30 Minuten.